CR de la réunion du CA du 1er juin 2023

, par  Chrystelle AUBIN-MAQUET, Pierre CHARLES (Tribolego)

CR de la réunion du CA du 1er juin 2023

Début de séance : 20h34

Présents (9) :
- Erik Amzallag
- Chrystelle Aubin-Maquet
- Olivier Barbier
- Emmanuel Bonnard
- Pierre Charles
- Sébastien Hamon
- Didier Malon
- Stéphane Paradot
- Richard Lemeiter

Absents (2) :
- François Disdier
- Florent Dumenil

Ordre du jour :

  • Validation CR(s)
  • Validations Expo / Animations pour inscription CR
    - Festival du Jeu de Colomiers (31) les 21 et 22 octobre 2023. (Caty et Pierre)
    - BE Occitanie Le Castenet, 28 et 29 octobre 2023. (Nicolas)
  • Validation Expo / Animations
    - 23 et 24 septembre 2023, expo modélisme à SAINT CHELY D’APCHER, 48200. Franck
  • Point sur le suivi des expos
  • Point sur les publications de nos expo ou participations sur les réseaux sociaux
  • Comptabilité
    - Suivi règlement bulk
    - Suivi bulkevent
  • Questions diverses
    - Demande de remboursement de frais suite à la Japan Touch
    - Adhésion FFMF
    - Avenir de la vitrine City
    - Dotation LEGO Fr 2023
  • Point d’avancement sur les missions :
    - Règles d’accessibilité au bulk - Erik, Chrystelle, Manu (validation au CA début juin)
    - Règles sur l’utilisation des réseaux sociaux - François, Pierre (validation au CA début juin)
    - Règles d’engagements des frais FreeLUG vers Adhérents - Florent, Richard (validation au CA début juin)
    - Règles d’utilisation de notre Logo sur les affiches tiers et moyen de communication + charte graphique a mettre à jour, Pierre (validation au CA début juin)
    - Mise à jour du règlement des COR, financement exceptionnel. Stéphane, Erik (validation au CA début juin)

- Validation des CR(s)

A l’avenir les CRs seront publiés sur le site et sur le forum de l’association

  • CRs à finaliser
    - Janvier et Février
  • CRs en relecture avant validation définitive
    - Avril et Mai
  • CRs en ligne
    - Mars
    - AG

Validations Expo / Animations pour inscription CR

  • Festival du Jeu de Colomiers (31) les 21 et 22 octobre 2023. (Caty et Pierre)
  • BE Occitanie Le Castenet, 28 et 29 octobre 2023. (Nicolas)

Validation Expo / Animations

  • 23 et 24 septembre 2023, expo modélisme à SAINT CHELY D’APCHER, 48200. Franck

Validé


Point sur le suivi des expos

  • Responsable : Florent (absent)

Emmanuel le contacte pour savoir où il en est suite à la démission de Jean-Jacques


Point sur les publications de nos expo ou participations sur les réseaux sociaux

  • Responsable : François (absent) et Didier

Un point hors réunion CA doit être organisé par Sébastien et Pierre avec Didier et François pour leur fournir les données qu’ils leur manquent pour gérer certains réseaux.


Comptabilité

Suivi règlement bulk
A l’heure de la réunion, il manque deux paiements et un n’est pas complet (Paypal « biens et services » à la place de « entre proches »). Un adhérent s’est désengagé pour raisons personnelles (cas force majeure).
Suivi bulkevent
A l’heure de la réunion, nous sommes en attente de la facture.


Questions diverses

Demande de remboursement de frais suite à la Japan Touch
Une demande après coup nous a été envoyée pour un remboursement de frais de parking et pour l’achat de briques gravées pour cette exposition.
En l’état le CA ne peut pas accéder à cette demande. Nous rappelons que ce type de dépense doit être validée en amont des évènements, au moins dans le principe, si les montants ne sont pas connus. De plus ce sont des dépenses qui sont plutôt prises en charge par les budgets alloués aux COR (dans le cas ou un COR est concerné), il faut donc veiller à ce que cela rentre dans le budget du COR.

Adhésion FFMF
Didier est notre nouveau référent FFMF. Merci à Richard pour avoir porté cette tâche pendant de nombreuses années.
Didier doit passer un appel à volontaires/intéressés pour les adhésions individuelles prises en charge par l’association.

Avenir de la vitrine City
La vitrine va être proposé en donation aux adhérents.
Si nous ne trouvons pas preneur, nous la proposerons plus largement sur internet et en définitive, si elle ne trouve toujours pas preneur, elle sera cafutée.

Dotation LEGO Fr 2023
Stephane et Erik doivent préparer la demande.


Point d’avancement sur les missions

  • Règles d’accessibilité au bulk Erik, Chrystelle, Manu (validation au CA début juin)
  • Règles sur l’utilisation des réseaux sociaux François, Pierre + aide de Sébastien et Didier (validation au CA début juin)
  • Règles d’engagements des frais FreeLUG vers Adhérents Florent, Richard (validation au CA début juin)
  • Règles d’utilisation de notre Logo sur les affiches tiers et moyen de communication + charte graphique a mettre à jour, Pierre (validation au CA début juin)
  • Mise à jour du règlement des COR, financement exceptionnel. Stéphane, Erik (validation au CA début juin)

Les travaux sur ces mission ayant pris du retard pour diverses raisons, ce point est ajourné.


Fin de séance : 21h58

Pour toute remarque ou commentaire, merci de contacter le CA : ca@freelug.org

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