CR de la réunion du CA du 4 mai 2023

CR de la réunion du CA du 4 mai 2023

Ouverture de la réunion du CA : 20h47

Présents :
- Erik
- Manu
- Chrystelle (procuration à Olivier en cours de séance)
- Pierre (Retard annoncé, arrivée 21h30)
- Richard
- Olivier
- Jean-Jacques
- François
- Sébastien
- Stéphane
- Didier

Absent
- Florent

Validation des comptes-rendus :

- CR du mois d’Avril
- CR du mois de Mars — à publier
- CR de l’AG — à publier
- CR manquants décembre — à publier, janvier, février
- Annonce officielle de la composition et des postes du CA faite sur ALL 4/4/2023

Les CR de décembre et mars sont publiés, les CR manquants vont être publiés au plus vite.

Les CR publiés sur le site en partie adhérents vont être aussi mis en ligne sur le forum pour une période de test de 4 mois à compter de la première publication.

Validations Expo / Animations pour inscription CR

Manu propose de valider l’ensemble des expo/animation en lot (8 voix pour)

- St Denis en Val (45), 3-4 Juin Génération Multivers (Chrystelle)

Validation Expo / Animations

- 7-8 Octobre Expo ferroviaire Damville (27)
- 24 juin - Rive-de-Gier Fête du jeu (42)
- Les 30 ans de l’arrivée du TGV à Arras – du vendredi 26 mai midi au dimanche 28 mai soir
- Fête du train à Spontin – expo du 12 au 15 Aout –

Pour Arras, exposition d’une gare avec sa ville. Pour Spontin, exposition d’une gare avec ville et mosaïque.

L’ensemble est validé, un appel à exposants va être fait par les différents organisateurs

Validation proposition REF en Gironde (Marie-Laure)

Marie-Laure et Denis proposent d’organiser la REF à Blasimon (33540) en Gironde les 5 et 6 août. Le CA retient la proposition et l’annonce va être faite sur le forum prochainement.

Budget COR Auvergne

Jérôme, animateur du COR Auvergne fait la demande d’un budget exceptionnel pour l’organisation d’une fête du train, le Samedi 24 Juin 2023 pour redynamiser le COR.
Le Ca valide la demande et alloue un montant par personne identique à celui de « la galette » soit 12.50€/personne.

Proposition de faire passer plus d’infos via la liste all

Des adhérents nous remontent le fait que depuis l’adoption du forum, ils passent à côté de certaines informations sur la vie de l’association ( expo, afol day, ...)

Erik nous rappelle les règles d’utilisation de la liste ALL (communication réservée au CA vers les adhérents) et que c’est au responsable suivi Expo/BE/Animation/REF/COR de faire passer les informations sur les différentes expo et animations validées par le CA

Un rappel va être envoyé aux adhérents concernant l’inscription au forum. A la suite de ce rappel, le CA a débattu sur l’action à mener :
- inscription d’office au forum - 3 votes pour
- les adhérents ne faisant pas la démarche ne recevront plus les informations passées via le forum - 5 votes pour
- 2 abstentions

Erik se charge de la relance

Démission de Jean-Jacques

Jean-Jacques par un mail du 22 avril informe le CA de sa démission.
Le CA remercie Jean-Jacques pour son travail.

Florent reprend le poste de Responsable suivi Expo/BE/Animation/REF/COR.

Le CA vote à 5 voix pour (3 contre et 2 abstentions) de rester à 11 membres pour l’instant

Point d’avancement sur les missions :

Règles d’accessibilité au bulk - Erik, Chrystelle, Manu (validation au CA début mai)
Manu explique que le sujet avance et demande un délai supplémentaire.
report au mois de juin

Règles sur l’utilisation des réseaux sociaux - François, Pierre (validation au CA début mai)
Pierre informe le CA qu’il est en attente que François ouvre la discussion.
report au mois de juin

Règles d’engagement des frais FreeLUG vers Adhérents - Florent, Richard -
Avec la mise en place du Bulk Event géré par Richard, le sujet n’a pas encore été traiter
report au mois de juin

Règles d’utilisation de notre Logo sur les affiches tiers et moyen de communication + charte graphique à mettre à jour - Jean-Jacques, Pierre
Pierre demande un délai supplémentaire pour la rédaction des règles avant soumission au CA.
report au mois de juin

Mise à jour du règlement des COR, financement exceptionnel. Stéphane, Erik
Erik et Stéphane informent le CA que le sujet n’a pas été traité.
report au mois de juin

Avenir des vitrines stockées chez Erik

Le CA attend un retour de la réunion du COR Nord du dimanche 7 mai pour un éventuel transfert vers le COR. Manu propose de stocker la vitrine SW en cas de besoin.

Questions diverses

- Olivier fait la demande de Goodies 20 ans supplémentaires pour les nouveaux membres du COR Nord. Les Goodies seront à retirer au local lors du transfert de matériel pour l’expo d’Haubourdin.

- Résiliation des membres n’ayant pas renouvelés à ce jour après relance : 57 personnes
Richard effectue la résiliation, nous sommes à ce jour 320 adhérents.

- Un livret d’accueil, merci Jean-jacques, va être mis en ligne sur le forum et un lien vers celui-ci sera joint au mail d’accueil des nouveaux adhérents

Fin de séance : 22h22

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