Compte tenu de l’épidémie de Covid, cette mise à disposition confirmée tardivement n’a pas permis la mise en place d’un dispositif de vote à distance et seuls les adhérents à jour de cotisation et présents et les procurations de vote enregistrés avant l’ouverture de l’AG fixée à 15h ont pu être prises en compte sur les différents sujets présentés.

Début de la réunion 15h03.

Ont été enregistrés :
 30 adhérents présents dans la salle.
 42 procurations.

L’assemblée générale a également pu être suivie à distance par 17 personnes connectées en visioconférence qui ont pu suivre les présentations, les débats et poser des questions.

Dans l’ordre de présentation, ces sujets ont été :
 le rapport moral, présentant les principales activités réalisées en 2021 ;
 le rapport financier présentant les balances de trésorerie enregistrées sur 2021 et les projections pour 2022 ;
 le renouvellement du CA.

Supports présentés durant l’Assemblée Générale.

Rapport Moral

L’association FreeLUG comptait 389 adhérents inscrits au 31 décembre 2021.

Parmi les activités présentées, Pierre CHARLES a listé les différents concours réalisés en 2021 et a détaillé les dispositions liées à la Briqu’Expo (BE) des Loges-en-Josas dont il s’est occupé afin de rappeler le mode d’organisation des Briqu’Expo (demande d’autorisation auprès du CA, annonce agenda sur le site et compte-rendu d’exposition pour partager le retour d’activité auprès du public et de la société LEGO). Un guide de synthèse est en cours de rédaction pour aider les adhérents qui souhaiteraient s’investir dans l’organisation de tels évènements.

Mise en place d’un nouveau forum d’échange et fermeture de la liste générale :

Question : « Que devient l’ancien forum ? »

Il n’est pas possible d’exporter de l’ancien forum sous phpBB vers le nouveau forum « Discourse » et l’ancien forum est appelé à disparaitre. Cependant, il restera encore accessible durant quelques semaines pour consultation de l’historique et éventuellement recopie par les intéressés de leurs articles historiques.

Question : Y aura-t’il toujours des mails ?

Oui, le nouvel outil permet d’accéder au forum et de recevoir des notifications par mail des mises à jour sur les différents sujets concernés. Pour l’instant, seule la liste de discussion générale va être fermée. La liste de discussion entre adhérents va rester active pour une durée indéterminée, le temps pour les adhérents de s’approprier le forum.

Outil de gestion de vente pour les goodies :

Un nouvel outil est prévu pour 2022 avec possibilité de saisir des pré-commandes.

Question : Est-ce que l’outil de vente pourrait servir pour initier des commandes groupées autres que les initiatives du CA, comme par exemple des rails FXBRIKS ?

Oui, le point sera étudié.

Rappel des nouvelles règles du LugBulk 2022 :

L’esprit des nouvelles règles du LugBulk 2022 reprennent les objectifs des règles de 2021, à savoir favoriser le rôle actif des adhérents en s’adressant à ceux qui exercent une réelle activité (expositions, articles, concours, fonctionnement de l’association) et en réduisant les dispositions chronophages dans la gestion des commandes et l’organisation du tri.

Comités Régionaux (COR) :

Présentation du détail des activités des COR, avec principalement les activités des COR-Nord et Rhône Alpes qui sont les plus actifs.

Distribution des récompenses :

Des membres particulièrement actifs se voient remettre des récompenses :

Xavier DELECOURT se voit récompensé pour le MOC de l’année avec un set « Old Fishing Store ».

Jean-Louis BERGAMO reçoit quant à lui le set « Harley Davidson » pour son rôle dans le fonctionnement et le maintien de nos outils informatiques depuis 20 ans.

Aucune autre question n’est évoquée avant la soumission au vote du rapport moral.

Le rapport moral 2021 est approuvé par 68 voix pour, 1 voix contre et 3 abstentions.

Une question supplémentaire est évoquée concernant le sondage proposé en novembre concernant le LugBulk vis-à-vis des autres LUG. Aucune action n’a été entreprise jusqu’à présent sur ce sujet.

Bilan financier

Notre trésorier, Richard, présente les supports du bilan financier. L’inventaire du matériel stocké est remis en séance.

Question : Quelle est la différence entre les positions comptables 607 et 707, quelle est la nature des mouvements exceptionnels ?

Les deux positions sont relatives aux achats réalisés par l’association. Les achats exceptionnels sont distingués des achats liés au fonctionnement de l’association. Les commandes de LugBulk ou de vêtements sont dans les achats exceptionnels puisqu’il ne s’agit pas de l’activité principale de l’association.

Le bilan financier 2021 est soumis au vote et est approuvé par 66 voix pour, 1 voix contre, 2 voix nulles et 1 abstention.

Renouvellement du Conseil d’Administration (CA)

Question : Pourquoi la séparation des réunions entre le CA et les différents bureaux n’a pas fonctionné ?

L’expérience d’une réunion de CA tous les deux mois et d’une réunion intermédiaire avec les membres des bureaux n’a pas fonctionné, car lors des réunions de CA, les membres du CA n’étaient pas au courant de tous les sujets et il fallait passer trop de temps à partager les informations au détriment des prises de décision.

Il a donc été décidé de programmer les réunions de CA les premiers mardi de chaque mois et de ne pas impliquer le fonctionnement des bureaux.

Le vote concernant le renouvellement des sièges des membres du CA, approuve les élections pour 4 ans de :
 Richard LEMEITER avec 71 voix
 Didier MALON avec 70 voix
 Jean-Jacques FAVOT avec 70 voix
 Erik AMZALLAG avec 69 voix

Et pour 1 an de :
 Florent DUMENIL avec 63 voix

Points divers

Richard LEMEITER fait un rappel sur l’adhésion de FreeLUG à la Fédération Française de Modélisme Ferroviaire (FFMF). Cette adhésion nous ouvre des portes sur des salons modélismes et nous permet de bénéficier de certaines animations organisées par la FFMF, comme la formation concernant la gestion d’une association.

Questions générales

Questions concernant le Rassemblement Estival FreeLUG (REF) : Y aura-t’il une REF en 2022 et comment organise t’on une REF ?

Rien ne s’oppose à la réalisation d’une REF pour 2022. Il est nécessaire de proposer un lieu de rassemblement dans un cadre permettant des activités additionnelles touristiques, des facilités de logement et de restauration. Toute l’aide nécessaire aux adhérents souhaitant organiser une REF sera apportée par les membres du CA de FreeLUG, qui peuvent aider dans la préparation et la soumission du dossier de candidature concernant l’organisation d’une REF. A ce jour aucun dossier n’a été soumis pour 2022.

Question concernant l’organisation du LugBulk 2023 : Est-ce que les règles pour accéder au LugBulk 2023 vont changer avec un assouplissement des conditions ?

Non, lors de la réunion en présentiel, il a été convenu de maintenir ces règles (voir le point concernant le Rappel des règles).

Question concernant la constitution d’un Comité Régional (CoR) : Quelles sont les conditions pour créer un CoR ?

Afin de pouvoir rendre compte d’une activité régionale régulière, il est nécessaire de regrouper un minimum de 12 adhérents partageant une proximité géographique et un engagement dans l’animation locale, notamment la vocation à organiser des Briqu’Expo (BE).

Question concernant l’ancienneté d’Erik AMZALLAG en tant que Président de FreeLUG.

Erik est Président de FreeLUG depuis 2009.

Questions concernant l’absence de dispositif de vote en ligne et l’absence de vidéo.

Les conditions incertaines d’organisation d’une réunion physique du fait de l’épidémie de COVID nous ont conduit à réserver tardivement la salle pour cette réunion et nous n’avions aucune certitude sur les possibilités de connectivité disponibles. Pour les prochaines éditions nous verrons pour réserver une salle plus grande, ce qui sera possible sur Saint-Michel-sur-Orge grâce à Pascal BRUGIER. Nous prévoirons également une Visio conférence, si les possibilités de connectivité le permettent.

Question concernant la publication des comptes-rendus (CR) des dernières réunions de CA.

Les derniers CR sont en phase de relecture et seront publiés prochainement.

Question concernant l’organisation des ateliers en ligne :

Faute de volontaire quant à l’organisation des ateliers en ligne, rien n’a été fait jusqu’à présent.

Question concernant le montage d’une vidéo avec un hélico (le sujet concerne Erik AMZALLAG).

Faute de disponibilité, Erik n’a pas travaillé sur cette vidéo.

Question concernant des ateliers de présentation des nouveaux outils, tel que le forum.

Oui c’est possible, il faut juste des volontaires disponibles pour prendre le sujet en mains.

Fin de la réunion 17h20.