C’est un vaste sujet où il est difficile de dire les choses sans raconter sa vie. Vous savez les goûts et les couleurs... Alors essayons de procéder par questions/réponses pour essayer d’être clair. Si vous avez d’autres questions à soumettre n’hésitez surtout pas à répondre à cet article, on en profitera pour faire une mise à jour si c’est nécessaire.

 Quelle est la motivation d’un participant-type ?
Le plus souvent c’est pour montrer ses réalisations. C’est aussi pour intégrer nos constructions dans un ensemble plus grand qu’on ne pourrait pas monter chez soi. C’est également pour jouer aux LEGO avec les copains, un peu comme des enfants qui jouent ensemble en amenant les jouets chez l’autre, mais à une toute autre échelle question taille de la salle de jeu. Ca permet aussi de voir en vrai les réalisations des autres qu’on n’a vu qu’en photo le plus souvent. Enfin ça permet de prendre dans les mains les montages et observer comment est réalisé l’assemblage, ce qui est très instructif. Finalement, c’est faire partie d’un projet d’ensemble.

 Participer ou organiser ?
Pour débuter il vaut mieux y aller comme participant dans un groupe. L’organisateur est souvent celui qui joue le moins tant il a de choses à penser. Et puis rien de mieux pour voir comment faire que de participer simplement en apportant quelques constructions et observer comment tout ça s’organise. Et puis si ça vous dit, l’expérience venant, on peut se lancer à organiser une participation FreeLUG à une exposition. Enfin pour les plus chevronnés on peut envisager d’organiser toute l’exposition, mais là il vaut mieux être un professionnel ou avoir une bonne structure (association ou société) derrière soi. Un bon truc à savoir : si vous voulez vous lancer dans l’organisation, venez d’abord voir une première fois comment ça se passe en tant que participant et notez ce que vous apprenez sur un cahier. Complétez ce cahier à chacune de vos participations. Quand vous vous sentirez mûr, ce cahier sera très précieux pour guider vos premiers pas d’organisateur.

 Par quoi commencer quand on est participant ?
On peut commencer par apporter une seule construction (dans le jargon on dit un MOC, de l’anglais « My Own Creation ») qui trouvera sa place dans un décor plus grand élaboré par d’autres. Dans ce cas, le mieux est de se porter candidat comme participant en annonçant simplement la couleur et de contacter les autres participants pour identifier celui qui fera une place à votre moc sur son décor. L’ambiance est très amicale, et on trouve toujours un copain pour aider. Si c’est la première participation, c’est une bonne manière de procéder. L’avantage est qu’on n’est pas obligé d’avoir un gros stock de pièces, le transport est facile, on regarde comment les autres participants s’organisent et enfin sur place on a une idée précise du travail que cela représente pour le montage et le démontage.

 Comment est-ce qu’on se coordonne ?
C’est là que l’existence d’une association devient particulièrement utile. FreeLUG met à disposition des outils de communication et de partage de ressources qui facilitent grandement la coordination des participants. En général l’organisateur pour FreeLUG s’arrange avec Jean-Louis (notre CyberMaster) pour ouvrir l’accès des outils du genre liste de diffusion, pages coopératives (wiki), site des photos de préparation, site d’échange des plans du stand en préparation et je dois en oublier... Ce qui fait que chacun est informé de l’avancement des réalisations des autres et de la mise en place de l’ensemble. A une certaine condition : que chaque participant pense à informer les autres de temps à autre ! Mais rassurez-vous, l’organisateur est là pour solliciter les dormeurs :-)

L’association permet aussi de formaliser la participation de FreeLUG à une exposition en apportant une structure et la force d’un groupe. Bien souvent les organisateurs d’une exposition préfèrent s’adresser à une association en tant que représentant d’un groupe de participants, plutôt qu’à un particulier.

Enfin un dernier point qui peut avoir toute son importance, l’association possède une assurance qui protège les adhérents dans le cas, on l’espère peu probable, où des visiteurs viendraient à être blessés par un MOC qui s’écroule où un RCX qui s’affole.

 Quels outils peuvent faciliter l’élaboration ?
Comme dit plus haut, on va souvent préparer à distance en utilisant les moyens de communication Internet. Donc il y a aussi des petits logiciels réalisés par d’autres AFOLs qui rendent bien service dans ce cas. Par exemple, pour un plan à plat du stand on utilisera Track Designer, qui originellement était destiné à dessiner des plans de train, mais est bien utile même si il n’y pas de train sur le stand (cela dit c’est bien rare en LEGO).

Pour montrer l’avancement de nos réalisations, une petite photo fait bien l’affaire, à charger sur votre galerie de photos de FreeLUG. Pour raccorder nos réalisations aux voisins, rien de tel qu’un petit schéma du bord de la jointure réalisé avec MLcad. Tout cela va produire des fichiers qu’on échangera grâce aux outils coopératifs disponibles sur le site de FreeLUG.

 Quel budget cela représente-t-il ?
Les coûts inévitables sont le trajet pour rejoindre le lieu de l’exposition, les repas et éventuellement l’hébergement.
Un autre coût non négligeable concerne les briques LEGO, mais là il n’y a pas de limite supérieure, même si on peut estimer la limite inférieure à deux ou trois dizaines d’Euros. Par exemple, participer en construisant un beau véhicule à l’échelle minifig ne revient pas très cher en briques. Dans ce cas, le coût du déplacement reste le même. C’est d’ailleurs souvent pour la raison du coût du déplacement, qu’une participation modeste se fera en voisin du lieu d’exposition et ceux qui se déplacent de loin, essaient en général que ça vaille le coup : ils amènent beaucoup de briques.

 Est-ce qu’on est indemnisé ?
Rien n’est systématique dans ce domaine. On doit poser la question à l’organisateur avant de s’engager plus avant. Il n’y pas de tabou là-dessus. Souvent c’est peu indemnisé, mais rarement jamais. Cela couvre souvent, soit les frais d’hébergement, soit les frais de repas, plus rarement les frais de voyage et parfois une combinaison des trois. Comme le principal des frais provient du transport pour rejoindre le lieu de l’exposition, si on vient en voisin, cela reste une dépense très raisonnable et pour l’hébergement on peut souvent compter sur le réseau des adhérents.
Mais il est clair qu’on ne participe pas à une exposition pour gagner de l’argent. On participe avant tout pour se faire plaisir.

 Comment transporter tout le matériel ?
Tout est possible. Le sac avec les briques en vrac, on a déjà vu :) Souvent le carton avec les MOCs pré-montés. Souvent aussi la voiture, mais aussi le transport en train avec les MOCs dans la valise au milieu du linge pour protéger des chocs. Il n’y a pas de recette miracle, mais l’idéal est un compromis entre l’emballage permettant de transporter à bon port le maximum d’éléments montés afin d’avoir un minimum de (re)montage à faire à l’arrivée, car parfois les temps d’installation peuvent être réduits. Pour plus de détails, Comment transporter ses créations en exposition ?.

 Comment se déroule une exposition ?
Souvent il y a une période de quelques heures juste avant l’ouverture au public qui est prévue pour le montage des stands. C’est parfois la demi-journée, mais pour les grosses expositions, ce sera toute la journée qui précède. Le démontage se fait aussi, en général beaucoup plus vite, après la fermeture au public et il arrive qu’on dispose d’une demi-journée le lendemain matin pour terminer.

Donc quand on participe à une exposition avec une contribution significative, il faut prévoir quelques jours de congés pour avoir le temps de se déplacer, d’installer, de faire l’exposition, de démonter et de rentrer à la maison. Encore une fois, si vous venez en voisin, tout cela est grandement simplifié.

L’exposition elle même se déroule à une vitesse folle :) On bavarde beaucoup avec le public, avec des gens qui posent plein de questions. On en oublie d’aller manger... Vaut mieux prévoir la bouteille d’eau dans le paquetage parce que parler donne soif. Si l’exposition se déroule sur deux jours, l’organisateur de la participation FreeLUG aura pris la peine d’organiser un repas sympa entre potes le soir du premier jour. Il peut arriver que ce soit les organisateurs de toute l’exposition qui fassent cet effort. Ce qui fait qu’on attaque le lendemain un peu plus fatigué :) Bref, on ne part pas dans cette aventure pour se reposer, mais ça vous l’auriez deviné non ?

 Et après l’exposition que fait-on de toutes ces constructions ?
Le mieux c’est de conserver une trace du MOC, avec de belles photos qu’on mettra sur le site de FreeLUG par exemple. On peut aussi réaliser le plan de montage, avec MLCad par exemple, pour permettre aux autres AFOLs de réaliser le montage de son MOC. Enfin, on peut aussi décider de conserver le MOC religieusement comme preuve de notre participation (pour dire « c’est moi qui l’a fait » :) ). Enfin, sachez qu’un même MOC peut-être montré plus d’une fois en exposition et peut donc être remontré ailleurs encore plusieurs fois. Surtout si ces expositions n’ont pas lieu dans la même région, ce sera autant de publics différents qui profiteront du spectacle. Et puis n’oubliez pas qu’on ne fait jamais exactement deux fois la même présentation, il s’agit de modèles LEGO, donc très modulaires et adaptables.

Si vous avez des questions qui surgissent après cette lecture, n’hésitez pas à répondre à cet article. Nous essaierons de les rassembler pour faire une mise-à-jour de ce petit texte.